Get Started

Chuẩn bị dữ liệu

Làm chủ bộ nhớ AI: hướng dẫn tối ưu để chuẩn bị nội dung cho Business Bot của bạn

AI Business Bot chỉ thông minh ngang với dữ liệu bạn cung cấp. Để đưa ra câu trả lời chính xác và có ngữ cảnh, bot dùng quy trình gọi là RAG (Retrieval-Augmented Generation). Trước khi “ghi nhớ” các tệp của bạn, bot cắt chúng thành các phần nhỏ gọi là “chunks”.

Hệ thống của chúng tôi dùng công nghệ Smart Chunking để tự động phát hiện loại nội dung bạn tải lên, dù đó là FAQ, kịch bản bán hàng hay tài liệu kỹ thuật, rồi chia nội dung theo cách hợp lý nhất. Tuy vậy, bạn có thể cải thiện đáng kể hiệu suất của bot bằng cách định dạng tài liệu đúng cách.

Hướng dẫn này trình bày cách chuẩn bị tệp cho bốn chiến lược chính mà bot của chúng tôi sử dụng: FAQ, Dialogue, Structured Documents và General Text.

1. Chuẩn bị FAQ (định dạng hỏi đáp)

Phù hợp nhất cho: cơ sở tri thức, danh sách câu hỏi thường gặp, tài liệu nhắc nhanh cho đội hỗ trợ.

Bot có FAQ Chunker chuyên biệt để giữ câu hỏi và câu trả lời tương ứng luôn gắn với nhau. Nếu bạn tách chúng ra, bot có thể tìm được câu hỏi nhưng mất câu trả lời.

✅ Cách định dạng

  • Dùng tiền tố rõ ràng: bắt đầu câu hỏi bằng Q:, Question: hoặc Вопрос:. Bắt đầu câu trả lời bằng A:, Answer: hoặc Ответ:.
  • Đặt sát nhau: câu trả lời phải nằm ngay sau câu hỏi.
  • Mỗi lần một cặp: đừng nhóm nhiều câu hỏi lại trước khi đưa ra câu trả lời.

📝 Ví dụ (tốt)

Q: What are your working hours?
A: We are open Monday to Friday, from 9 AM to 6 PM EST.

Q: Do you offer refunds?
A: Yes, we offer a full refund within 30 days of purchase if you are not satisfied.

Vì sao cách này hiệu quả: bot nhận diện mẫu “Q/A” và xem mỗi cặp là một “memory unit”.

2. Chuẩn bị kịch bản bán hàng và hội thoại

Phù hợp nhất cho: huấn luyện bot bán hàng, xử lý phản đối hoặc đi theo các luồng hội thoại cụ thể.

Dialogue Chunker được thiết kế để hiểu luồng hội thoại giữa hai bên (ví dụ: Manager và Client). Nó giữ lại ngữ cảnh “ai đã nói gì”.

✅ Cách định dạng

  • Dùng tên vai trò: nêu rõ ai đang nói bằng dấu hai chấm.
  • Phía người dùng: Client:, User:, Guest:, Customer:.
  • Phía bot: Manager:, Bot:, Assistant:, Support:.
  • Dùng đánh số (tùy chọn): nếu bạn có chuỗi bước, hãy dùng kiểu đánh số như 1.1, 1.2 để thể hiện luồng.

📝 Ví dụ (tốt)

# Handling Pricing Objections

Client: It's too expensive.
Manager: I understand price is a concern. However, considering the ROI of 300% within the first month, the investment pays for itself.

Client: Do you have a discount?
Manager: We can offer a 10% discount for annual commitments.

3. Chuẩn bị tài liệu có cấu trúc (sổ tay và hướng dẫn)

Phù hợp nhất cho: sổ tay nhân viên, tài liệu kỹ thuật, mô tả sản phẩm phức tạp.

Với tài liệu lớn, ngữ cảnh là yếu tố cốt lõi. Nếu bot đọc một đoạn về “Settings”, bot cần biết đó là settings nào (ví dụ: “Profile Settings” hay “Notification Settings”). Structure-Aware Chunker của chúng tôi dùng tiêu đề để gắn ngữ cảnh này vào từng phần văn bản.

✅ Cách định dạng

  • Thứ bậc rất quan trọng: đừng bỏ qua cấp tiêu đề (ví dụ: đừng nhảy thẳng từ H1 sang H3).

📝 Ví dụ (tốt)

# Employee Handbook

## 1. Onboarding
### 1.1 First Day
On your first day, please report to HR at 9:00 AM...

## 2. Benefits
### 2.1 Health Insurance
We provide full coverage...

Vì sao cách này hiệu quả: ngay cả khi bot chỉ truy xuất đoạn “We provide full coverage…”, nó sẽ gắn thêm ngữ cảnh: .

4. Mẹo chung cho mọi tệp

Dù loại nội dung là gì, việc tuân theo các “Golden Rules” này giúp xử lý nhanh nhất và đạt độ chính xác cao nhất.

  1. Định dạng ưu tiên: .txt, .md (Markdown) và .docx sạch là tốt nhất. .pdf được hỗ trợ nhưng đôi khi có thể chứa lỗi bố cục ẩn.
  2. Tránh “Walls of Text”: chia văn bản dài thành các đoạn nhỏ hơn (3-5 câu).
  3. Kiểm tra mã hóa: đảm bảo tệp được lưu ở định dạng UTF-8. Định dạng này hỗ trợ chính xác mọi ngôn ngữ và ký tự đặc biệt.
  4. Loại bỏ nhiễu thị giác: xóa số trang, header/footer lặp lại trên mỗi trang và hình ảnh trang trí trước khi chuyển thành văn bản.

Tóm tắt: hãy giúp bot giúp bạn. Cấu trúc dữ liệu một cách logic: dùng Q&A cho FAQ, tên vai trò cho kịch bản và tiêu đề cho sổ tay, rồi trợ lý AI của bạn sẽ thông minh và phản hồi tốt hơn đáng kể.